Besser zum Ziel: Zehn großartige Apps für mehr Produktivität.

iPhone, Mac und iPad machen nicht nur Spaß, sondern auch die täglichen Aufgaben leichter. Wir zeigen euch, wie ihr mit den richtigen Apps schneller ans Ziel kommt und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge habt.

Was ist eine Produktivitäts-App?

Im Gegensatz zu Spielen, Foto-Apps, sozialen Netzwerken oder Online-Banking-Apps dienen Produktivitäts-Werkzeuge weder dem Zeitvertreib noch dem Zugang zu bestimmten Dienstleistungen. Stattdessen sorgen die kleinen Helferlein für smarte Abkürzungen zum Erreichen bestimmter Ziele. Beispielsweise könnt ihr mit einer Scan-App schneller Papierdokumente digitalisieren und beantworten statt auf dem Postweg. Eine digitale To-do-Liste erlaubt es euch wiederum, gemeinsam den Einkauf zu erledigen.

Aufgaben erledigen mit Erinnerungen und Structured

Für eine gute App zur Aufgabenverwaltung müsst ihr gar nicht lange im App Store suchen. Sie ist unter macOS, iPadOS und auf dem iPhone bereits enthalten: Erinnerungen. Hier könnt ihr mehrere Listen anlegen, beispielsweise „Einkaufen“, „Reisevorbereitung“ oder „Binge-worthy Serien“. Diese Listen teilt ihr anschließend einfach über die Teilen-Taste oben rechts mit allen, die es angeht. So sehen etwa alle Familienmitglieder, was aktuell im Haushalt fehlt. Hakt ihr ein Produkt ab, verschwindet es auch bei allen anderen. Doppelte oder vergessene Einkäufe gehören so der Vergangenheit an. Und es geht sogar noch mehr: Wenn ihr einen Eintrag antippt und das „i“ wählt, stellt ihr einen Alarm ein. Dieser kann zeit- und ortsbasiert sein oder aber immer, wenn ihr mit der Person per iMessage chattet. Außerdem lassen sich Einträge auch Personen zuweisen – perfekt für die Organisation der Weihnachtsfeier oder als Putzplan.

Während Erinnerungen auf einfachen Listen basiert, stellt Structured eure Aufgaben visuell als Zeitleiste dar. Die App unterscheidet deshalb auch nicht zwischen Erinnerungen und Kalender-Einträgen, sondern kombiniert beides. In der Ansicht seht ihr nicht nur, was heute noch ansteht, sondern auch, wo es zu Überschneidungen kommt oder wann ihr einfach mal etwas Zeit für euch habt. Haben Aufgaben keinen bestimmten Zeitpunkt, legt ihr diese einfach in den „Eingang“ und arbeitet diese von dort aus ab. Da Structured auch Einträge aus der Erinnerungen-App importiert, funktionieren die beiden Apps auch hervorragend im Tandem! Die Basisversion für Mac, iPhone, iPad und Apple Watch ist kostenlos erhältlich. Die Synchronisation mit Kalender und Erinnerungen schaltet ihr per In-App-Kauf für 1,99 Euro monatlich, 9,49 Euro im Jahr oder auf Lebenszeit für 35,99 Euro frei.

Tyme, Toggl Track und Forest für besseres Zeitmanagement

Ein stets klarer Blick über alles, was ansteht, ist häufig Wunsch und Wunschdenken zugleich. Aber gerade bei Auftragsarbeiten kommt es darauf an, Leistungen teilweise minutengenau nachzuweisen. Und bei Aufgaben im privaten Umfeld hilft euch ein Tracker, realistischer zu planen. Damit ihr keine analoge Zettelwirtschaft beackert, ladet euch Tyme aufs iPhone, iPad oder den Mac. Hier legt ihr zuerst eine Projekte-Struktur an, beispielsweise „Arbeit im Haus“, „Studium“, oder „Kunde A“. Zu diesen fügt ihr nun Aufgaben hinzu. Optional könnt ihr in den Aufgaben-Einstellungen euren Stundensatz einstellen. Den Timer startet ihr jetzt einfach per Fingertipp oder automatisch, wenn ihr einen bestimmten Ort erreicht oder verlasst. Da es Tyme auch für den Mac gibt, könnt am Rechner bequem und schnell zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln. Tyme gibt’s die ersten 14 Tage kostenlos, danach schlägt die App mit 2,99 Euro pro Monat zu Buche.

Ein ähnliches Feature-Set, jedoch speziell für Teams bietet Toggl Track. Die App funktioniert als Web-App, Desktop-Anwendung, auf dem Smartphone und mit über 100 Integrationen in Tools wie Asana, Slack, Google und Microsoft Kalender, Salesforce oder Jira. Im Browser kann Toggl Track sogar automatisch den Timer anhand einer bestimmten Webseite starten. Aufgaben weist ihr entweder nachträglich zu oder ihr startet den für ein bestimmtes Projekt passenden Timer direkt aus der Favoriten-Übersicht. Projekt-Manager erhalten über das integrierte Reporting-Tool eine kompakte Übersicht aller Aufgaben und getrackten Zeiten. Toggle Track gibt’s in verschiedenen Versionen: Kleinen Teams empfehlen die Entwickler das Starter-Paket für 9 US-Dollar monatlich. Premium-Funktionen wie Erinnerungen, Audits, ein zentrales Dashboard sowie die Anbindung an Jira und Salesforce kosten 18 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Weniger ums Zeitmanagement und mehr um den Fokus auf bestehende Aufgaben geht’s bei Forest. Der Name ist Programm: Je besser der Fokus, desto produktiver gedeiht euer digitaler Wald. Und das funktioniert so: Zum Start einer Aufgabe wählt ihr einen Baumtyp, legt eure Fokuszeit fest und vergebt einen Titel, beispielsweise „Lesen“. Jetzt startet ihr den Timer und dürft die App bis zum Ablauf des Timers nicht verlassen. Tut ihr das doch, verwelkt euer Baum. Wer durchhält, sieht dem Bäumchen und bei mehreren Aufgaben dem gesamten Wald beim Wachsen zu. Tipp: Verwendet am besten den aus der Pomodoro-Technik bekannten 25-Minuten-Timer für Aufgaben. Nach fünf Minuten Pause macht ihr mit der Aufgabe weiter oder setzt euch an eine neue Aufgabe. Forest für iOS kostet 4,99 Euro.

Schnell und schneller notiert dank Notizen und GoodNotes

Die Notizen-App auf dem iPhone, iPad und Mac kennt ihr sicherlich schon. Doch Apples App kann weitaus mehr als Gedanken festhalten. Sie hilft auch bei Passwörtern oder PINs: Dank FaceID, TouchID oder dem Sperrcode sichert ihr sensible Daten zusätzlich. Dazu tippt ihr einfach oben rechts auf die drei Punkte und wählt Sperren. Außerdem eignet sich die Notizen-App hervorragend für Scans: Im Kamera-Menü auf dem iPhone oder iPad findet ihr die Funktion Dokument scannen. Dabei schneidet die Notizen-App automatisch den Hintergrund weg und begradigt den Scan. Wer die Notizen-App auf dem Mac verwendet, kann auch hier scannen: klickt einfach mit der rechten Maustaste in eine Notiz und wählt Dokument scannen. Jetzt nehmt ihr das (per iCloud verbundene) iPhone und haltet es über das zu scannende Dokument. Versteckte Funktion Nummer Drei: Schnellnotizen. Seit macOS Monterey erstellt ihr eine Notiz, indem ihr den Mauszeiger auf dem Desktop nach unten rechts bewegt. Auf dem iPhone aktiviert ihr die Schnellnotiz als Funktion in den Einstellungen unter Kontrollzentrum aktivieren. In iPadOS zaubert ihr die Schnellnotiz ähnlich wie auf dem Mac mit einer Wischgeste aus der unteren rechten Ecke nach oben.

Obwohl ihr in der Notizen-App auch zeichnen könnt, gibt es für Stift-Liebhaber eine deutlich bessere App zum Notieren: GoodNotes. In der App erstellt ihr einfach und schnell Notizen oder ganze Notizbücher in verschiedenen Formaten und auf verschiedenen Hintergründen, darunter „kariert“, „liniert“, „Monatsplaner“ oder „Musikpapier“. Anschließend zeichnet ihr entweder frei mit einem Apple Pencil oder Logitech Crayon oder erstellt Text mit Textboxen. Über die iPhone- und Mac-App öffnet ihr eure iPad-Notizen zudem bequem auf anderen Geräten. Außerdem praktisch: Goodnotes erfasst sämtliche handgeschriebenen Notizen per Texterkennung. Das vereinfacht die spätere Suche. Unser Tipp für noch mehr Schreibgefühl: Mit einer Paperlike-Folie schützt ihr nicht nur das iPad-Display gegen Kratzer, sondern sorgt auch für eine raue, papierartige Oberfläche, die handschriftliche Notizen erleichtert. In der Basisversion ist GoodNotes kostenlos, für 10,99 Euro schaltet ihr Features wie unbegrenzt viele Notizbücher oder die Handschrifterkennung frei.

PDFs auch unterwegs bearbeiten mit PDF Expert

Die Vorschau-App auf dem Mac beziehungsweise die Vorschau-Funktion auf dem iPhone und iPad bieten von Haus aus einige praktische Möglichkeiten PDFs zu bearbeiten. So könnt ihr einfach Formulare ausfüllen, digital unterschreiben, schwärzen oder kleine Zeichnungen hinzufügen. Für Profi-Funktionen greifen viele zu Adobe Acrobat, dabei gibt’s für Apple-Anwender eine deutlich günstigere und fast genauso leistungsstarke Alternative: PDF Expert. Mit der App korrigiert ihr Texte in PDFs, fügt Bilder und Links ein oder setzt die Seiten einer PDF-Datei neu zusammen. PDF-Konvertierung – zum Beispiel von PDF zu Word-Datei oder Excel zu PDF –, Texterkennung und Scan-Verbesserung runden das Angebot ab. Und das zu einem fairen Preis: PDF Expert gibt’s für iPhone, iPad und Mac ab 7 Euro monatlich.

Gewohnheiten dank HabitShare und HabitBull diesmal wirklich ändern

Das Aufschieben von Aufgaben auf unbestimmte Zeit ist für viele zum lästigen Hobby geworden. Im Fitnessbereich rücken Fitness-Tracker der Prokrastination zu Leibe. Kleine Challenges unter Freunden motivieren zu einer Extrarunde auf dem Crosstrainer oder einem Spaziergang nach Hause. Nach dem gleichen Prinzip funktioniert HabitShare: Zuerst vernetzt ihr euch mit der Familie und Freunden. Anschließend legt ihr Ziele an. Dabei entscheidet ihr, ob eure Kontakte alle Ziele oder nur das generelle Tagesziel sehen sollen. Wenn ihr ein Ziel erreicht und als erledigt markiert, können eure Freunde euch mit Nachrichten oder Reaktionen digital zujubeln. In einer Charts-Übersicht kämpft ihr außerdem um die Spitzenposition. HabitShare für iPhone und iPad ist komplett kostenfrei.

Wer die Gewohnheitsänderung lieber mit sich selbst als im Team ausmacht, erreicht sein Ziel mit HabitBull. Die App ist nicht nur hübsch anzusehen, sondern auch besonders individuell einzurichten. So könnt ihr für jedes der bis zu 100 Ziele einen eigenen Kalender erstellen und festlegen, wann und wie ihr daran erinnert werden wollt. Per Drag and Drop sortiert ihr eure Gewohnheiten und seht in einer Gesamtübersicht eure Erfolgsquote in Prozent. Für Zahlenfreunde und Fans schöner Grafiken ein echtes Muss! Nach einer Woche Probezeit kostet die Premium-Version für mehr als fünf Gewohnheiten 5,99 Euro monatlich oder 19,99 Euro pro Jahr.

Tipp: Apps geräteübergreifend nutzen

Alle hier vorgestellten Apps funktionieren auf mehreren Apple-Geräten gleichzeitig. Heißt, wenn ihr eine Änderung auf dem iPhone macht, wird diese auch auf dem Mac oder iPad so dargestellt. Voraussetzung ist aber, dass ihr auf allen Geräten mit eurer Apple ID angemeldet seid. Das kontrolliert ihr so:

• Auf dem iPhone oder iPad öffnet ihr die Einstellungen. Hier seht ihr ganz oben entweder euren Namen und, mit einem weiteren Tipp auf den Namen, die E-Mail-Adresse, die ihr dafür verwendet. Steht dort stattdessen „Beim iPhone (oder iPad) anmelden“, seid ihr noch nicht eingeloggt.

• Auf einem Mac mit macOS 12 „Monterey“, macOS 11 „Big Sur“ oder macOS 10.15 „Catalina“ seht ihr in den Systemeinstellungen oben rechts den Status eurer Apple ID.

• Wer schon macOS 13 „Ventura“ nutzt, kontrolliert die Apple-ID-Einrichtung wie unter iOS und iPadOS ganz oben links in den Systemeinstellungen.