Arbeiten im Home-Office – Tipps und Tools für die Arbeit von Zuhause

Die Corona-Pandemie verbannt momentan viele Menschen an den heimischen Schreibtisch. Mit diesen Tools und Tipps fällt euch der Einstieg ins Arbeiten von zuhause ganz leicht.

Arbeiten in den eigenen vier Wänden verleitet schnell dazu, nebenbei ein paar andere Dinge zu erledigen und die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen zu lassen. Ein paar einfache Vorkehrungen können helfen, den Fokus zu bewahren:

Richtet euch einen Arbeitsplatz ein 

Es muss kein ganzes Zimmer sein, aber ein Ort, der für euch klar anzeigt: Hier wird gearbeitet. Je größer die Distanz zu offensichtlich mit Freizeit und Entspannung konnotierten Räumen wie Schlafzimmer oder Couch-Ecke, umso besser gelingt die Trennung. Achtet auf genügend Licht, eine gesunde Sitzhaltung und sorgt dafür, dass ihr alle benötigten Utensilien und Arbeitsgeräte griffbereit habt. Zum Arbeitsplatz zählt auch die Arbeitskleidung: Widersteht der Versuchung, euch im Schlafanzug an den Schreibtisch zu setzen. So verhindert ihr nicht nur unangenehme Überraschungen beim spontanen Video Call eines Kollegen oder Kunden, ihr arbeitet vermutlich auch produktiver, denn die Kleidung ist ebenfalls ein psychologischer Fingerzeig an euer Unterbewusstsein. Die Botschaft erneut: Hier wird gearbeitet. 

Arbeitsplatz Schreibtisch

Klare Arbeitszeiten festlegen und einen Plan machen

Im Home Office entfällt der direkte Sichtkontakt mit den Kollegen. Ihr bekommt nicht genau mit, ob der andere gerade telefoniert, konzentriert arbeitet oder Pause macht. Daher ist es wichtig, klare Arbeitszeiten festzulegen und diese innerhalb des Teams zu kommunizieren. Klärt zu Beginn des Tages oder der Woche, wer wann an welchen Dingen arbeitet, wann wer über welchen Kanal erreichbar ist. Gerade in der aktuellen Situation, wo in vielen Fällen auch der Partner, die Kinder oder Mitbewohner zuhause sind, sind auch interne Absprachen notwendig. 

Beim Arbeiten von zuhause aus locken allerdings nicht nur Waschmaschine und Play Station. Auch umgekehrt verfällt man schnell in den Automatismus, ohne wirkliche Pause weiterzuarbeiten und auch in der eigentlichen Freizeit schnell noch mal ein paar Dinge zu erledigen. Insbesondere für eine längere Zeit im Home Office gilt daher: Pausen einplanen und auch einhalten. Und nach Feierabend den Rechner auch wirklich zuklappen und zulassen. 

Frau vor Mac am Schreibtisch

Strukturen und Tools klären

Arbeitet ihr in Teams, solltet ihr zu Beginn der Remote-Periode klar regeln, welche Tools ihr für welche Bereiche nutzen wollt. Soll die Kommunikation in erster Linie telefonisch, per Email oder über einen Team Messenger laufen? Wie werden Aufgaben verteilt und der Fortschritt überprüft? Wir stellen euch hilfreiche Online-Tools für die verschiedenen Bereiche vor.

Zugriff auf den Büro-PC oder das Büro-Netzwerk

Zwei Dinge sind ganz am Anfang zu klären: Arbeitet ihr auf einem Unternehmens-Laptop oder ist der Zugriff auf den Büro-PC notwendig? Wenn Letzteres der Fall ist, leistet die Software des deutschen Anbieters Team Viewer gute Dienste. Offiziell ist nur die private Nutzung kostenlos, doch im Netz heißt es, das Softwareunternehmen zeige sich angesichts der Corona-Krise sehr kulant und lasse die Nutzung der Privatlizenz auch für professionelle Belange in kleinem Umfang zu. 

Wer über einen Laptop oder Heim-PC auf die Server des Arbeitgebers zugreifen muss, sollte dies über einen VPN (Virtual Private Network) Client tun. Dieses gesicherte Netzwerk muss vom IT-Administrator aufgesetzt werden. 


Team-Kommunikation

Für die Kommunikation im Team gibt es viele sinnvollere und effektivere Wege als E-Mails hin- und herzuschicken. Die bekanntesten und am meisten verbreiteten: Slack und Microsoft Teams. 

Slack

Über den Instant Messaging Dienst lässt sich die Kommunikation im Team einfach organisieren. In eurem Workspace sind alle Mitglieder eures Teams versammelt, zudem können auch externe Gäste eingeladen werden. Die Kommunikation verläuft zum einen über Direktnachrichten an einzelne oder mehrere Mitglieder, zum anderen über sogenannte Channels. Diese Kanäle könnt ihr individuell zu einzelnen Themen, Projekten oder Teams anlegen und so die Kommunikation thematisch bündeln. Die Zugriffsrechte auf die einzelnen Kanäle können individuell vergeben werden. Neben der Kommunikation ermöglicht Slack auch den Austausch von Dateien und bietet Video- und Voice-Calls als weitere Funktionen. Ein weiteres Plus sind die zahlreichen Integrationsmöglichkeiten anderer Tools, beispielsweise Asana, Google Drive und andere. Der Messaging Dienst kann so zur Schaltzentrale des Teams werden. Die Basisversion für kleine Teams ist kostenlos nutzbar, für den erweiterten Funktionsumfang wird ein monatlicher Abopreis fällig. 

Slack auf dem iPhone

Microsoft Teams – jetzt kostenlos

Der direkte Konkurrent zu Slack kommt von Microsoft. Als Teil von Office 365 ist der Messaging-Dienst in der Lizenz mit enthalten. Angesichts der Corona-Pandemie hat sich Microsoft bereits Anfang März entschlossen, sein Kommunikationstool für alle verfügbar zu machen. Einzelpersonen können sich einfach über einen Link registrieren. Unternehmen, die noch keine Office 365 Lizenz besitzen, können für sechs Monate einen kostenlosen Zugang erhalten. Weitere Infos zur Registrierung und zum Download findet ihr bei Microsoft

Discord

Die vorrangig von Gamern genutzte Kommunikationsplattform Discord ist eine weitere Möglichkeit zum Text-, Sprach- und Video-Chat mit Kollegen. Der Fokus liegt auf Sprachfunktionen. Das Programm kann über den Desktop oder mobil genutzt werden. Zudem bietet Discord die Möglichkeit, den Bildschirm sowie einzelne Anwendungen als Livestream aufzunehmen und zu teilen. Damit lässt sich das Tool auch für Video-Calls nutzen. Angesichts von Corona ermöglicht Discord jetzt Livestreams für bis zu 50 Zuschauer zugleich


Video Calls

Wo der direkte Kontakt mit Kollegen, Kunden und Partnern wegfällt, werden Video-Telefonate wichtiger. Hier habt ihr die Wahl zwischen verschiedenen Anbietern, von denen einige ihre Software (zurzeit) ebenfalls kostenfrei zur Verfügung stellen. 

Cisco Webex

Zu den bekanntesten Anbietern gehört Cisco Webex. Zum Funktionsumfang zählen neben Videokonferenzen und Online-Meetings auch die Bildschirmfreigabe und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Normalerweise ist die Nutzung, wenn sie über einen einzelnen Anwender im Unternehmen hinausgeht, kostenpflichtig. Diese Einschränkung fällt momentan weg: Bis zu 100 Nutzer eines Unternehmens können die Software für 90 Tage kostenlos nutzen

GotoMeeting

Einen ähnlichen Funktionsumfang wie Cisco Webex bietet auch GoToMeeting von LogMeIn. Die Testversion ist für 14 Tage kostenlos nutzbar. Bis zu 250 Teilnehmer sind bei den Konferenzschaltungen zugelassen. Wer danach weitermachen will, kann ein kostenpflichtiges Abo erwerben. 

Skype

Für Video-Konferenzen und IP-Telefonie im kleineren Rahmen eignet sich auch der seit 2011 zu Microsoft gehörende Dienst Skype. Konferenz-Schaltungen sind hier mit bis zu 25 Teilnehmern möglich. Skype ist auch außerhalb von Corona-Zeiten kostenlos und bringt weitere Funktionen wie Screen-Sharing und Dateiübertragung mit. 

Amazon Chime

Auch Amazon hat über AWS einen eigenen Videokonferenz-Dienst am Start: Amazon Chime. Der Konkurrent von Skype, GoToMeeting und Cisco ist in der Basis-Version kostenlos, für die ersten 30 Tage Nutzungsdauer gibt es die Pro-Funktionen gratis dazu. 

Teamkommunikations- und Projektmanagementsysteme wie Bitrix24 oder Microsoft Teams bieten ebenfalls die Möglichkeit, Video Calls durchzuführen. Hier ist es sinnvoll zu überlegen, welchen Funktionsumfang man für sich selbst, sein Team und die Kommunikation mit Kunden oder Dienstleistern braucht und auf dieser Basis dann einen geeigneten Service auszuwählen.

Amazon Chime auf Desktop

Kollaboration und File Sharing

Neben der Kommunikation ist Dokumenten-Management ein wichtiges Thema, das remote arbeitende Teams lösen müssen. Wie tauscht man am besten Daten aus oder arbeitet gemeinsam an Dokumenten, ohne zig Versionen hin- und herzuschicken? Cloud-Speicher sind hier das Mittel der Wahl. 

Google G Suite

Ganz vorne mit dabei ist Google mit seinem Softwarepaket Google G Suite. Bis zu 15 GB freien Speicherplatz gibt es für Privatpersonen kostenlos. Auf dem Cloud Speicher können Dateien nicht nur hinterlegt, sondern auch gemeinsam bearbeitet werden. Google Docs, Sheets und mehr bieten hier eine gute Alternative zu Microsoft Office. Bis zum 1. Juli öffnet Google zudem einige seiner Enterprise-Funktionen auch für Basisnutzer: große Video-Calls mit bis zu 250 Teilnehmern, Livestreaming für bis zu 10.000 Zuschauer auf einer Domain sowie die Möglichkeit, Online-Meetings aufzuzeichnen und im Drive zu speichern. 

Microsoft One Drive

Analog zu Google bietet Microsoft mit One Drive quasi die etwas abgespeckte Online-Variante des Office 365-Pakets. Die kostenfreie Basisversion bietet 5 GB freien Speicherplatz, das Upgrade auf 100 GB kostet zwei Euro pro Monat. 

Dropbox

Das als Filehosting-Dienst gestartete Unternehmen zählt zu den Pionieren in diesem Bereich. Mittlerweile versteht sich Dropbox vielmehr als „Smart Workspace“ und umfasst neben File-Sharing auch Produktivitätstools, Basisfunktionen für das Projektmanagement und Integrationen anderer Apps. Die kostenlose Basisversion für Freiberufler und Einzelnutzer stellt 2 GB Speicherplatz zur Verfügung, der mit dem Anwerben von neuen Nutzern auf insgesamt bis zu 16 GB aufgestockt werden kann. 


Projektmanagement und Produktivität

Projektmanagement-Tools sind auch im „normalen“ Büroalltag weit verbreitet und können im Home Office weiter genutzt werden. Wir stellen drei bekannte Tools kurz vor.

Bitrix24 ist Projektmanagement-Tool, Cloud-Speicher und Videokonferenz-Anbieter in einem. Die kostenlose Basisvariante ist für Einzelpersonen und kleine Unternehmen normalerweise mit bis zu zwölf Mitarbeitern nutzbar. Wegen der besonderen Umstände ist diese Begrenzung aber vorübergehend aufgehoben, so dass auch größere Unternehmen die Software kostenfrei nutzen können. Wie Bitrix24 schreibt, wird das Unternehmen über Änderungen im Tarif frühzeitig informieren, sodass Nutzer noch 30 Tage Zeit haben, ihre Daten lokal zu speichern. 

Asana und Trello sind zwei weitere populäre Projektmanagement-Tools, die sehr gut geeignet sind, sich selbst und die Arbeit im Team zu organisieren. Auf virtuellen Boards oder Listen könnt ihr Projekte planen, Aufgaben verteilen, Deadlines überwachen und zu einzelnen Themen kommunizieren. So gelingt auch der Überblick, wer gerade woran arbeitet beziehungsweise noch freie Kapazitäten hat. 

Trello

Zum Abschluss noch zwei Tipps in puncto Produktivität: Über Zeiterfassungssysteme wie Toggl oder RescueTime kann die geleistete Arbeit für einzelne Aufgaben festgestellt und verschiedenen Projekten oder Kunden zugeordnet werden. RescueTime deckt dabei auch Zeitfresser wie Facebook oder die Nachrichten-App auf, denn das Programm trackt automatisiert im Hintergrund die Nutzungsdauer einzelner Apps und Webseiten. 


Diese Ausstattung benötigt ihr für euer Home-Office:

✔ Gute Internetverbindung (z.B. mit Mesh-Wlan)

✔ VPN zum sicheren Datenaustausch

Externe Festplatte zur Sicherung der Daten

Laptop

Bildschirm

Tastatur

Maus

Headset

Kabel und Adapter

✔ Rückenfreundliche Sitzmöglichkeit oder Stehtisch


Frau vor Mac am Schreibtisch