Mit diesen Apps managt ihr die Mail-Flut

E-Mails als Chat, smarte Sortierung oder Gruppen-Postfächer: Wir zeigen, wie ihr E-Mails in den Griff bekommt.

Die einen sind bei WhatsApp, die anderen bei Threema und die dritten bei Signal. Schöne, neue Messenger-Welt 2019. Anders die E-Mail: Da es sich bei der Technologie um einen Standard handelt, ist jeder frei, sich einen Anbieter und eine App nach seinem Geschmack zu suchen. Warum mailen wir also nicht einfach mehr? Es gibt sogar Mail-Apps, die aus der E-Mail-Kommunikation einen Chat machen und so das beste beider Welten vereinen.

Apple Mail

Zugegeben: Viele Apple-User machen sich gar nicht auf die Suche nach einer anderen Mail-App. Mail ist die Standard-Anwendung auf dem iPhone, iPad und Mac und als solche gut ins System integriert. Das gilt umso mehr für iOS, wo es keine Möglichkeit gibt, eine andere Mail-App als Standard einzustellen. Allerdings kann Mail durchaus mit der Konkurrenz mithalten. In den Einstellungen könnt ihr zum Beispiel andere Wischgesten konfigurieren, verschiedene Signaturen pro Account einrichten oder die Vorschau in der Inbox kompakt mit zwei oder detailliert mit fünf Zeilen einstellen.

Microsoft Outlook

Nicht weniger weit verbreitet ist Microsoft Outlook – zumindest unter Windows. Auf dem Mac ist Outlook seit der Neuentwicklung für Office 2018 eine echte Empfehlung. Inzwischen ist Microsoft mit Outlook 2019 eine Version weiter und überzeugt auch iCloud-, Gmail- und Nutzer anderer Dienste mit einer aufgeräumten, auf Wunsch dunklen Optik und praktischen Features. Um eure Mails nicht zu vergessen, enthält Outlook einen Nachverfolgungsmodus, der euch per Klick zur gewünschten Zeit an eine E-Mail erinnert. Außerdem vereint Outlook Kontakte, Kalender, E-Mails, Aufgaben und Notizen in einer App. Ein drittes cooles Feature: Per Rechtsklick auf eine E-Mail macht Outlook aus dieser direkt eine Aufgabe oder einen Termin. Outlook gibt’s im Paket mit Office 365 für Mac, im Mac App Store oder als kostenlose App für iOS.

Spark

Spark will euch dabei helfen, die überfüllte Inbox endgültig ad Acta zu legen. Die App sortiert E-Mails beim Eintreffen automatisch nach „Persönlich“, „Newsletter“ und „Benachrichtigungen“. Wichtige Mails könnt ihr zudem anpinnen und dadurch verhindern, dass sie in der Mailflut untergehen. Alternativ könnt ihr E-Mails auch wie den morgendlichen Wecker snoozen, wenn ihr gerade keine Zeit dafür habt. Im Unternehmen lohnt sich die Team-Variante von Spark. Diese erlaubt es Kollegen, E-Mails wie in Google Docs gemeinsam zu schreiben und mit Kommentaren zu besprechen. Spark für iOS und macOS ist kostenlos, die Team-Variante für mehr als zwei Mitarbeiter kostet umgerechnet sieben Euro monatlich pro Account oder 67 Euro bei jährlicher Abrechnung. Zwei gute Alternativen für die E-Mail-Bearbeitung im Team sind Front und Polymail.

Thunderbird

Die freie E-Mail-Anwendung wurde von Mozilla, dem Unternehmen hinter Firefox entwickelt. Die Prinzipien Offenheit und Kollaboration gelten daher auch bei Thunderbird in der Entwicklung und bei der Verwendung. Ihr findet hier einige Features, die ihr bereits aus Firefox kennt: Tabs, die alle Thunderbird-Inhalte in einem Fenster behalten, Skins für den persönlichen Look sowie Erweiterungen, um schnell neue Funktionen hinzuzufügen. Einziger Wermutstropfen: Thunderbird gibt’s nur für den Desktop.

Airmail

Einfach, modern, schnell: Mit diesen drei Eigenschaften gewannen die Macher von AirMail bei Apples Entwicklerkonferenz WWDC 2017 den begehrten Apple Design Award. Die App überzeugt vor allem mit seiner besonders kompakten Darstellung, die eher an ein Chat-Fenster als an eine Mail-App erinnert. Wer Airmail auch auf dem iPhone oder iPad verwendet, kann alle Einstellungen und Präferenzen per iCloud synchron halten.

Spike

Das Prinzip Chat statt E-Mail treibt Spike auf die Spitze. Begriffe wie „Gesprächsverläufe“, „Header“ und „Signaturen“ sollen den Entwicklern zufolge der Vergangenheit angehören. Stattdessen stellt Spike E-Mails wie in einer Messenger-App als Sprechblasen dar. Spike erkennt mit der Zeit auch automatisch, welche Personen wichtig sind und stellt die entsprechende Kommunikation separat von Newslettern und anderen weniger wichtigen Mails in einer Prioritäten-Inbox dar. Wie bei der Nachrichten-App könnt ihr einzelnen Personen eigene Nachrichtentöne geben.

Postbox

Postbox positioniert sich als Power-E-Mail-App für Profis. Dafür stehen hauptsächlich vier Werkzeuge parat: eine automatische Sortierung, schnelle Filter, Tags sowie eine Gruppierung für E-Mails vom gleichen Absender. Führen diese Tools nicht zum Resultat, hilft die umfangreiche Suchfunktion. Wie Thunderbird setzt auch Postbox auf Tabs. Praktisch für User mit mehreren Accounts: Wer eine E-Mail an einen Kontakt von einem anderen E-Mail-Account als sonst verfasst, erhält eine Warnung. So vermeidet ihr, dass ihr aus Versehen eine geschäftliche E-Mail von eurem privaten Account sendet. Postbox ist für Windows und macOS für einmalig 40,46 Euro erhältlich.