Notizen und Erinnerungen besser verwalten

Übersichtlicher, intelligenter und noch mehr Funktionen. Apple hat die Apps Notizen und Erinnerungen deutlich verbessert.

Die eine soll zu den meist genutzten Apps auf dem iPhone gehören, die andere wird seltener wahrgenommen und oftmals unterschätzt. Gemeint sind die Apps Notizen und Erinnerungen, die Apple im Rahmen des großen Updates auf iOS 13 und macOS Catalina gründlich überarbeitet hat. Und das beschränkt sich nicht nur auf das Design der Apps, auch die Funktionalität wurde nochmals erweitert. Wie ihr eure Aktivitäten mit den beiden nützlichen Helfern jetzt noch besser organisiert, erfahrt ihr hier.

Flotter Auftritt

Die App Erinnerungen ist eine vielfach unterschätzte App. Wenn ihr sie richtig einsetzt, habt ihr eine schlanke To-do-Liste zur Hand. Apple hat die in der Vergangenheit vernachlässigte App jetzt richtig aufgepeppt. Mit einem neuen Design, das auf Mac und iOS sowie iPadOS identisch ist, bringt sie euch nun allerlei neue Funktionen. Schon der Startbildschirm hat sich deutlich verändert. Ihr erkennt dort auf den ersten Blick eure Listen. Mit neuen Tasten beziehungsweise einer Schnellzugriffsleiste direkt über der Tastatur, könnt ihr neu erstellten Erinnerungen einfacher denn je Datum, Uhrzeiten, Orte, Markierungen oder hilfreiche Anhänge hinzufügen, ohne zu einer anderen Ansicht wechseln zu müssen.

Ganz schön intelligent

Apropos Anhänge. Dabei kann es sich um Fotos handeln, gescannte Dokumente oder auch Weblinks. Wollt ihr euch zum Beispiel daran erinnern lassen, zu einem bestimmten Termin ein ausgefülltes Formular abzugeben, so hängt ihr das gescannte Formular gleich an die Erinnerung an. So habt ihr alle wichtigen Informationen zur Erinnerung gleich parat.

Mit intelligenten Listen könnt ihr sämtliche anstehende Erinnerungen automatisch organisieren und anzeigen lassen. Beispielsweise nur die an einem bestimmten Tag anfallende Aufgabe oder alle Erinnerungen, die ihr mit „wichtig“ markiert habt. Per Drag & Drop könnt ihr sie einfach verschieben und so zum Beispiel viele Teilaufgaben in einer großen Aufgabe zusammenfassen.

Oftmals ist es auch nützlich, eine bestimmte Person mit einer Erinnerung zu verknüpfen oder jemanden in eine Erinnerung einzubinden, der eine dazugehörige Aufgabe erledigen soll. Daran erinnert euch die App automatisch, wenn ihr das nächste Mal mit dem Betreffenden über die Nachrichten App kommuniziert.

Ebenfalls verbessert hat Apple die Siri-Intelligenz in Zusammenhang mit Erinnerungen. Für euch heißt das, dass ihr bei Siri längere und ausführlichere Sätze eingeben könnt. Die App erkennt sie automatisch und schlägt euch sogar vor, eine passende Erinnerung zu erstellen.

Ähnliches passiert, wenn ihr über die Nachrichten-App chattet und es beispielsweise um einen Termin geht. Während des Chats empfiehlt Siri euch, eine dazugehörige Erinnerung anzulegen.

Endlich Ordnung

Kurz etwas notieren und diese Notiz dann Geräte übergreifend überall schnell zur Hand zu haben, das trug wesentlich zur Beliebtheit der Notizen-App bei. Die überarbeitete App ist nun noch effektiver. Das erkennt ihr schon gleich nach dem Öffnen, denn in der neuen Galerieansicht erscheinen eure Notizen als visuelle Vorschau. So könnt ihr diese also schneller und übersichtlicher sehen als zuvor. Auch die Suchfunktion ist leistungsstärker geworden, sie findet sogar Bilder in euren Notizen und bestimmte Texte in gescannten Dateien.

Neue Optionen bietet euch die Notizen-App in Sachen Ordnung. Eure Notizen sortiert ihr jetzt, indem ihr Ordner und Unterordner erstellt. Und dafür eine bevorzugte Sortieroption auswählt. Und wenn ihr etwas Spezielles sucht, so habt ihr in der Notizen-App eine Suchfunktion zur Verfügung, mit der ihr Objekte oder Szenen in hinzugefügten Bildern erkennen könnt. Mit einem integrierten Dokumentenscanner findet ihr zudem Texte in gescannten Inhalten.

Es ist euer Projekt

In Zeiten von Home-Office und Projektarbeit hat Apple in der Notizen-App noch einmal die Möglichkeiten der Zusammenarbeit erweitert. Bislang konntet ihr schon eure Notizen über iCloud Geräte übergreifend synchronisieren. Notizen geht jetzt noch einen Schritt weiter. Die App erlaubt euch, Ordner samt der darin enthaltenen Notizen und Unterordner mit anderen zu teilen, sofern sie in der iCloud liegen. Ihr entscheidet, ob andere in eurer Projektgruppe den Ordner nur einsehen können, oder ob sie darauf Zugriff erhalten und gemeinsam mit euch am Ordner oder den Unterordnern arbeiten können.

Und wie bisher seid ihr auch in der Lage, Notizen durch ein Passwort, durch Touch-ID oder Face-ID vor anderen Personen zu verbergen. Neue Optionen für Checklisten geben euch die Möglichkeit, erledigte Aufgaben per Drag & Drop besser zu verwalten.

Wenn ihr in den Genuss der neuen Funktionen in Notizen und Erinnerungen kommen wollt, benötigt ihr aber wenigstens iOS 12 bzw. macOS 10.14. Alle anderen älteren Geräte bleiben von einem Upgrade auf die neue Notizen- und Erinnerungs-App ausgeschlossen.