Schneller und produktiver mit Automator und Kurzbefehlen

Automator auf dem Mac und Kurzbefehle unter iOS erledigen Routine-Aufgaben komplett automatisch. So spart ihr viel Zeit.

Unter Mac-Anwendern ist Automator ein Geheimtipp. Die App ist zwar schon seit vielen Jahren Teil des Systems, aber im Gegensatz zu Apps wie Mail oder Safari ist sie alles andere als selbsterklärend. Dabei erledigt die Anwendung schnell und einfach Routine-Aufgaben, etwa Bilder konvertieren, mehrere Dateien umbenennen oder aus einzelnen PDF-Dateien ein Dokument erstellen. Wir zeigen euch anhand einiger Beispiele, wie das gelingt.

Arbeitsablauf, Programm oder Schnellaktion?

Die Basis von Automator sind Arbeitsabläufe, auf Englisch „Workflows“, Programme und Schnellaktionen. Gemein haben alle drei Funktionen, dass es sich um immer gleiche Schritte handelt, die euer System selbstständig ausführt.
• Reine Arbeitsabläufe erscheinen unter Dienste, wenn ihr bei einer markierten Datei oder einer Textauswahl mit rechts klickt.
• Ein Programm ist ein als selbstständige App verpackter Ablauf. Einfach doppeltklicken und eure Befehle werden ausgeführt.
• Schnellaktionen stehen im Finder in der Spalten- und Galerie-Ansicht zur Verwendung bereit.

Um einen kontextabhängigen Automatismus zu erstellen, öffnet ihr einfach Automator unter Programme und erstellt einen neuen Arbeitsablauf. Jetzt zieht ihr euch aus der Leiste am linken Rand eure Befehle in den Arbeitsablauf. Der erste Befehl in einem Arbeitsablauf stellt zuerst den Bezug her. Ihr „sagt“ eurem System, mit welchem Inhalt es arbeiten soll. Beispielsweise jede Datei, nur Bilddateien oder ausschließlich PDFs. Wenn ihr oft mit Bildern für Webseiten oder Newsletter arbeitet, lohnt sich zum Beispiel folgende Schnellaktion, die aus großen Bilddateien Web-freundliche JPEGs macht:

  1. Verwende die (im Finder) markierten Bilddateien.
  2. Gib die Auswahl an Automator weiter.
  3. Ändere den Bildtyp zu „JPEG“.
  4. Skaliere die Bilder auf maximal 1.000 Bildpunkte in der Höhe oder Breite.
    Speichert die Schnellaktion, beispielsweise im iCloud-Ordner des Automators. Die Schnellaktion aktiviert ihr anschließend in den Systemeinstellungen unter Erweiterungen. Scrollt links runter zu Finder und aktiviert im Fenster rechts euren soeben gespeicherten Ablauf.

Um im Downloads-Ordner für Ordnung zu sorgen, verwendet ihr einfach folgenden Arbeitsablauf:

  1. Suche Dateien im Downloads-Ordner, die innerhalb den letzten 30 Tagen nicht geändert wurden.
  2. Lege diese Dateien in den Papierkorb.
    Jetzt startet ihr das Aufräumen des Mülleimers in der Automator-App mit einem Klick auf die Wiedergabe-Taste oben rechts. Wollt ihr den Befehl behalten, sichert den Ablauf wie zuvor. Statt übers Kontextmenü startet ihr den Ablauf jedoch in Automator selbst.

Für Arbeitsabläufe, die keine Dateien oder andere Informationen benötigen, könnt ihr auch einen Arbeitsablauf als Anwendung anlegen. Ein cooles Beispiel ist eine App, mit der ihr schnell in macOS Mojave, Catalina oder Big Sur vom hellen in den dunklen Modus oder andersherum wechselt. Und das geht so:

Statt eines Arbeitsablaufs erstellt ihr eine neue Automator-Datei als App.

Klickt links in der Bibliothek auf Dienstprogramme.

Zieht den Arbeitsablauf Systemerscheinungsbild ändern nach rechts und …

… speichert eure App.

Jetzt zieht ihr die App einfach vom Speicherort ins Dock.
Die vielen Möglichkeiten und Optionen machen das Erstellen eines Ablaufs nicht gerade einfach. Wenn ihr euch intensiv mit dem Automator auseinandersetzen wollt, hilft Apples Support-Dokument sowie die Community in Apples Support-Foren. Oder habt ihr selbst coole Workflows entwickelt?

Schreibt uns eure Ideen gern als Kommentar!

Kurzbefehle statt Automator unter iOS

Auf dem iPhone und iPad gibt es die Automator-App nicht, dafür aber eine ähnliche Anwendung: Kurzbefehle. Im Gegensatz zu Automator findet ihr in Kurzbefehle eine Galerie mit praktischen Arbeitsabläufen, die ihr einfach per Fingertipp aktiviert. Beispielsweise findet ihr in der Übersicht den praktischen Ablauf „Shazam & Sichern“. Der Befehl startet die Musikerkennung eines Titels, den ihr gerade im Radio oder im Fernsehen hört, aber nicht kennt, und speichert diesen in einer Wiedergabeliste in der Musik-App. Neben der Galerie findet ihr auch eine Vielzahl fertiger Kurzbefehle im Netz. Einer unserer Favoriten: WallCreator von Federico Viticci. Mit dem Kurzbefehl erstellt ihr euch mit wenigen Handgriffen einen einfachen, farbigen Bildschirmhintergrund.

Wie in Automator könnt ihr euch aber auch in Kurzbefehle für iOS und iPadOS selbst einen Ablauf zusammenstellen. Ein gutes Beispiel ist der „Survival Mode“. Während der normale Stromsparmodus lediglich ein paar Hintergrundprozesse und visuelle Effekte einschränkt, deaktiviert ihr mit dem selbstgebauten Stromsparmodus deutlich mehr: So bleibt euch bis zur nächsten Ladung an der Steckdose wenigstens die Telefon- und SMS-Funktion für Notfälle erhalten. Und so geht’s:

  1. Öffnet Kurzbefehle und tippt oben rechts auf das Plus.
  2. Fügt die erste Aktion hinzu. Verwendet die Suchfunktion und gebt „Blue“ ein.
  3. Tippt auf Bluetooth konfigurieren und wechselt im Befehl von Ein zu Aus.
  4. Über das Plus-Zeichen darunter fügt ihr die nächste Aktion hinzu.
  5. Sucht nach „Mob“, wählt Mobile Daten konfigurieren und ändert auch diesen Befehl auf Aus.
  6. Die dritte Aktion ist WLAN auf Aus schalten.
  7. Im vierten Schritt setzt ihr die Bildschirmhelligkeit mit Helligkeit konfigurieren auf 5 Prozent.
  8. Tippt oben rechts auf Weiter, gebt dem Kurzbefehl einen Namen und speichert diesen mit Fertig.
    Ohne Bluetooth, WLAN, mobile Daten und einer stark verringerten Bildschirmhelligkeit hält das iPhone sogar mit nur wenigen Prozent Akku-Ladung noch eine Weile durch.

Damit die Schnittstellen wieder aktiviert und die Bildschirmhelligkeit automatisch zurückgesetzt wird, hilft euch eine Automation in Kurzbefehle. Und die legt ihr so an:

  1. Tippt auf Automation unten im Menü und dann auf das Plus oben rechts für eine Persönliche Automation.
  2. Wählt zuerst das „Wenn“ für die Automation. Ganz unten findet ihr Ladegerät und die Voraussetzung Verbunden wird.
  3. Wählt oben rechts weiter und legt die passenden Aktionen an. Erneut wählt ihr hier Bluetooth, WLAN, Mobile Daten und Bildschirmhelligkeit, jedoch mit den entgegengesetzten Befehlen Ein statt Aus, beziehungsweise 50 Prozent oder mehr für die Bildschirmhelligkeit.
    Der Clou: Der von euch manuell aktivierte Stromsparmodus wird automatisch wieder deaktiviert, sobald ihr das iPhone mit einem Ladekabel verbindet. Smart, oder?