Schneller schreiben mit Textbausteinen

Einen immer wiederkehrenden Text in jedes Manuskript immer wieder neu einzutippen ist nicht nur mühsam, sondern kostet auch Zeit. Schneller geht das Schreiben mit Textbausteinen.

Abkürzungen sind in vielen Lebensbereichen mittlerweile sehr üblich geworden. Ein „MfG“ ist eben schnell getippt. Dieses vielfach genutzte Kürzel steht für „Mit freundlichen Grüßen“ und wird gern verwendet, um sich lästige Tipparbeit zu ersparen. Was in Kurznachrichten noch akzeptiert wird, ist im Schriftverkehr verpönt. Warum nicht einfach „MfG“ tippen und im Dokument erscheint dennoch „Mit freundlichen Grüßen“? Mit dem Mac oder iPhone ist das ganz schnell gemacht, indem ihr die Grußformel einfach als Textbaustein hinterlegt. Wie das funktioniert erfahrt ihr hier.

Textbausteine helfen euch, schneller zu schreiben. Ein Textbaustein ist ein Textteil, den ihr häufiger in euren Texten verwendet. Das kann ein vorgefertigter Satz sein, den ihr in einen anderen Text einfügt, oder häufig benutzte regelmäßig wiederkehrende Formulierungen in euren Dokumenten. Fertige Textbausteine sind vor allem dann recht nützlich, wenn ihr viele ähnliche Texte wie zum Beispiel Angebote oder E-Mails schreibt. Auf diese Weise könnt ihr wiederkehrende Textteile schneller einfügen. Einfach die Abkürzung eingeben, und schon setzt euch der Mac den kompletten Text ein.

Der einfachste Baustein

Die einfachste Form eines Textbausteins ist wohl die Signatur, die ihr in der Mail App benutzen könnt. Wenn ihr eure Mails mit einer Signatur (das kann eure Postanschrift sein oder ein spezieller Hinweis oder Slogan) abschließen wollt, so wählt ihr in der Mail App auf dem Mac zunächst „Mail“, geht dann auf „Einstellungen“ und klickt dort auf „Signaturen“. Nun wählt ihr in der linken Spalte den E-Mail-Account aus, für den ihr die Signatur verwenden wollt. Dann nur noch auf „Hinzufügen“ unter der mittleren Spalte klicken und dort einen Namen für die Signatur eingeben. Unter dem Menü „Bearbeiten“ oder „Format“ in Mail könnt ihr noch das Layout oder die Schrift eurer Signatur gestalten.

Die richtige Strategie wählen

Sollen euch Textbausteine beim Schreiben eines Textes helfen, schneller und produktiver zu arbeiten, so müsst ihr diese natürlich zuvor eingeben. Auf dem Mac erledigt ihr das in den Systemeinstellungen. Dazu geht ihr unter dem Apfel-Menü auf „Systemeinstellungen“, klickt dort auf „Tastatur“ und wählt den Reiter „Text“. Hier könnt ihr mit dem „+“-Zeichen die neue Abkürzung sowie den sie ersetzenden Textbaustein einfügen. In der linken Spalte tragt ihr die gewählte Abkürzung ein, in der rechten Spalte den damit definierten Textbaustein, der später in eurem Text stehen soll. Aus einer App wie Pages heraus, könnt ihr über das Menü „Bearbeiten“ und „Ersetzungen“ dann „Ersetzungen einblenden“ auswählen und gelangt so ebenfalls zu den „Texteinstellungen“. Habt ihr ein Kürzel und den dazugehörigen ausformulierten Text erstellt, braucht ihr später beim Schreiben nur noch das Kürzel eingeben und die Leertaste drücken – schon wird der Textbaustein in euren Manuskript eingefügt.

Die Abkürzungen solltet ihr allerdings sorgsam auswählen, damit euer Schreibfluss nicht durch zu komplizierte Abkürzungen gestört wird. Ebenso gilt es darauf zu achten, dass die gewählte Abkürzung nicht Teil eines Wortes ist, und dadurch beim täglichen Schreiben ständig auftaucht. Beispiel: Ihr wählt als Abkürzung die Buchstabenkombination „per“, dann schlägt euch das Programm jedes Mal, wenn ihr „per“ tippt – also Wörter wie „persönlich“ oder „perfekt“ –, den hinter der Abkürzung liegenden Textbaustein vor. Was natürlich eure Arbeit nicht schneller macht, sondern euch früher oder später zur Verzweiflung treibt. Daher solltet ihr bei den Abkürzungen die richtige Strategie wählen und zum Beispiel grundsätzlich ein gewähltes Kürzel mit einem Sonderzeichen wie „>“ beginnen lassen. Auf jeden Fall sollte euer Kürzel gut zu merken sein und in einem für euch sinnvollen Zusammenhang mit dem Textbaustein stehen.

Tipp für allzu schnelle Schreiber

Noch ein Tipp: wenn euch die automatische Rechtschreibkorrektur ständig beim Schreiben irritiert, ihr sie aber braucht, weil sie euch auf eure Tippfehler hinweist, so könnt ihr die Textersetzung von Apple auch nutzen, um zum Beispiel häufig gemachte Tippfehler zu korrigieren. Wenn ihr hastige Schreiber seid und wisst, dass ihr bei bestimmten Wörtern häufig Buchstabendreher einbaut, dann setzt ihr als Kürzel einfach das falsch geschriebene Wort ein und als Textbaustein das Wort in der korrekt geschriebenen Version. So wird das von euch falsch geschriebene Wort automatisch durch die korrekte Schreibweise ersetzt. Und ihr könnt die automatische Rechtschreibkorrektur abschalten.

Das passende Wort überall dabei

Das Tolle an Textbausteinen ist, dass ihr sie auch auf euren smarten Geräten dabeihabt, wenn ihr unterwegs seid. Dank iCloud könnt ihr eure Textbausteine ganz einfach auch auf einem anderen Gerät (mit derselben Apple-ID) verwenden. Dazu braucht ihr nur iCloud Drive auf dem Mac sowie auf euren iOS- und iPadOS-Geräten konfigurieren und euch auf allen Geräten mit derselben Apple-ID anzumelden. Wenn ihr nun eine Textersetzung auf eurem Mac hinzufügt, wird diese automatisch auf euren anderen Geräten (und umgekehrt) angezeigt.

Komplexes produktiv erledigen

Nicht immer reicht ein kurzer Textbaustein. Wenn ihr häufig längere Textbausteine einarbeiten müsst, sind Apps wie Pastebot oder TextExpander die bessere Wahl, um den Schreibprozess zu beschleunigen. Beide Apps erweitern die Zwischenablage eures Computers. Das ist besonders nützlich, wenn ihr viel mit „copy & paste“ arbeitet. Statt immer wieder zwischen den Dateien, aus denen ihr Textpassagen für euer Manuskript verwendet, hin- und her zu springen, kopiert ihr die benötigten Textschnipsel einmal in Pastebot und könnt diese dann bei Bedarf wieder abrufen. Und da Pastebot bis zu 500 dieser Clippings speichern kann, besteht kaum die Gefahr, dass ihr kopierte Elemente aus Versehen löscht.

Etwas ausgefeilter als die integrierten Bordmittel des Macs, kommt die App TextExpander daher. Sie ist besonders dann gut geeignet, wenn ihr viel mit Standardvertragsklauseln oder Serienbriefen arbeitet. Mit sogenannten Snippets könnt ihr darüber zum Beispiel automatisch Namen in Serien-E-Mails einfügen oder Kürzel anlegen, um umfangreichere, häufig benötigte Formulierungen nicht immer wieder von Hand eintippen zu müssen. Oder ihr hinterlegt komplexe Formeln als Schnipsel, wie sie beispielsweise für Programmierungen benötigt werden. Arbeitet ihr im Team, könnt ihr Textbausteine sogar allen Teammitgliedern zur Verfügung stellen. So treffen alle in ihren Texten schnell den richtigen Ton.