Time Tracking: Fünf Zeiterfassungstools im Vergleich

Für Stechuhr und Stundenzettel hat die Stunde geschlagen. Apps zur Zeiterfassung erledigen diese Aufgabe flexibler.

Unternehmen sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Das betrifft die gesamte Arbeitszeit, nicht etwa nur die Überstunden. Das hat der Europäische Gerichtshof kürzlich entschieden. Denn nur so lasse sich überprüfen, ob zulässige Arbeitszeiten überschritten werden, hieß es zur Begründung.

Arbeitswelten ändern sich

Zwar ist die Stechuhr vielerorts längst einer elektronischen Zeiterfassung gewichen, doch um das „Ein- und Ausstempeln“ kommen Arbeitnehmer nicht herum. Wenn ihr im Unternehmen aber gleitende Arbeitszeiten, Arbeitszeitkonten, häufige Business-Meetings außer Haus und regelmäßig Geschäftsreisen habt, wird es aufwendiger, Arbeitszeiten zu erfassen. Da können digitale Zeiterfassungstools eine große Hilfe sein, denn sie lassen sich flexibel an eure Aufgaben anpassen.

Auf die einfache Art

Das Rad muss nicht immer neu erfunden werden, Stundenzettel haben sich schließlich bewährt. Eure Arbeitsstunden zu notieren, geht auch digital. Und zwar mit der Zeiterfassungs-App des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Die BMAS-App funktioniert ganz einfach. App aufs iPhone laden, Name und die E-Mail-Adresse eures Arbeitgebers eintragen – und eure Arbeit kann beginnen. Wenn ihr Pause macht, einfach Pause drücken und anschließend wieder Start. Am Ende des Arbeitstages klickt ihr auf Stopp und die Daten werden in der App gespeichert. Über ein Menü in der unteren Leiste seht ihr eure geleisteten Arbeitszeiten und könnt diese per E-Mail an euren Arbeitgeber senden. Praktisch ist es auch, dass euch die App auf die gesetzlich vorgeschriebene Pausenzeit hinweist, wenn ihr länger keine Pausenunterbrechung macht. Leider könnt ihr bei dieser einfachen App keine Krankheits- und Urlaubstage eintragen.

Konzentration auf das Wesentliche

Wenn ihr genau darauf Wert legt, solltet ihr euch die iOS App Stechuhr X ansehen. Auch sie konzentriert sich auf das Wesentliche: die Erfassung der Arbeitszeit. Der Unterschied ist, dass ihr mit einem Klick auch Urlaubs- oder Krankheitstage eintragen könnt. Feiertage lassen sich nur mit der kostenpflichtigen XT-Version der App einpflegen. Ansonsten tragt ihr mit der iOS App auf eurem iPhone eure Arbeitszeiten ein, nachdem ihr Pausenzeiten und Wochenstunden vorab eingestellt habt. Auch hier schickt ihr per E-Mail oder als Excel CSV-Datei die Arbeitszeiten an den Arbeitgeber. Eine simple App, die tut, was sie soll.

Teamarbeit leicht gemacht

Neben reinen Zeiterfassungs-Apps findet ihr im App Store auch einige Hybrid-Lösungen. Apps, die Time-Tracking, aber auch Funktionen für das Projektmanagement oder eine Aufgabenverwaltung enthalten. Tyme 2 sticht hier hervor, weil sie vielfältig einsetzbar ist. Die App kontrolliert nicht nur die eigene Arbeitszeit, als Team-Tyme-Version kann sie auch die Zeiterfassung für ein ganzes Team oder ein Unternehmen verwalten – inklusive der Team-Projekte und -Aufgaben. Und das läuft auch geräteübergreifend auf eurem Mac, dem iPhone und iPad sowie der Apple Watch. Ihr könnt eine laufende Zeiterfassung oder einen Timer jederzeit stoppen, wenn ihr beispielsweise von einem auswärtigen Meeting direkt nach Hause fahrt. Über die Apple Watch beendet ihr die Zeiterfassung an eurem Büroprojekt. Einen Timer könnt ihr aber auch automatisch starten und stoppen, indem ihr Geofencing nutzt, also automatisch eine Aktion auslöst, wenn ihr einen bestimmten Ort, zum Beispiel das Firmengelände, betretet oder verlasst.

Die App unterscheidet zwischen Teamleiter und -mitgliedern. Als Teamleiter ordnet ihr jedem Teammitglied individuell Projekte und Aufgaben zu und plant Budgets sowie Stundensätze. Ein Teammitglied sieht alle für sich relevanten Projekte und Aufgaben. Und um seine Tätigkeit genauer zu erfassen, kann es eigene Teilaufgaben selbst hinzufügen. Und Tyme kann noch mehr: Ihr könnt eure Arbeitsauslastung und Arbeitszeiten über eine Statistik kontrollieren, bis hin zu den Pausen. Detaillierte Statistiken geben dem Teamleiter Auskunft über die Arbeitsbelastungen und Arbeitszeiten des Teams.

Wenn sich alles um die Aufgabe dreht

Aufgaben verwalten, komplexe Aufgaben in kleinere Schritte unterteilen sowie Arbeitszeiten und Deadlines erfassen und Zeiteinschätzungen für die eigenen Aufgaben vornehmen: Tracking Time Pro ist eine aufgabenbasierte Zeiterfassung, in der ihr eure täglichen Aktivitäten auf dem iPhone erfassen und neue bequem hinzufügen könnt.

Im Aktivitäts-Screen werden alle Aufgaben und Aktivitäten eines Teams übersichtlich nach Tagen visualisiert. So behaltet ihr den Überblick über den aktuellen Status von Projekten. Um personalisierte Berichte zu erstellen, die euren Bedürfnissen genau angepasst sind, kombiniert Time Tracking Pro verschiedene Filter für Projekte, Kunden, Mitarbeiter und Zeitintervalle.

Ein Analyse-Tool gibt beispielsweise schnelle und präzise Antworten darüber, wie Arbeitsstunden innerhalb des Teams verteilt sind oder für welchen Kunden in einem Monat am meisten gearbeitet wurde. Ihr könnt genaue Arbeitsnachweise, Stundenzettel und Berichte erstellen, die sich dann in einem PDF-Dokument exportieren und an Kunden verschicken lassen. Und: Time Tracking Pro unterstützt mühelos Projekt-Tools wie etwa Basecamp, Asana oder Gmail.

Hilft gegen Aufschieberitis

Wesentlich reduzierter zeigt sich die Zeiterfassungs-App Tadam: Stay focused at work. Sie konzentriert sich ausschließlich darauf, dass ihr eure Ziele erreicht, und arbeitet nach der bekannten Pomodoro-Technik. Eine sehr empfehlenswerte App, wenn ihr zu jenen Menschen gehört, die sich gern bei und damit von der Arbeit ablenken lassen. Tadam „zwingt“ euch dranzubleiben. Zu Beginn einer Aufgabe startet ihr den Timer, der unerbittlich heruntertickt und euch nach 25 Minuten eine kurze Pause gönnt. Nach vier solchen Arbeitsintervallen habt ihr euch dann eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten verdient. Das funktioniert prima und bald habt ihr euch an diesen Arbeitsrhythmus gewöhnt. Die begonnene Aufgabe wirkt plötzlich nicht mehr so langwierig. In der App könnt ihr natürlich auch sehen, wie viel Zeit ihr mit einer Aufgabe verbracht habt, weshalb sie sich gut für kreative Freiberufler eignet.

Die Zeit läuft

Für Freiberufler ist Taptile ebenfalls eine Alternative. Besonders auffällig an dieser App für den Mac, iOS Geräte und die Apple Watch ist die schnelle Zeiterfassung. So lässt sich die Zeiterfassung für die aktuelle Aufgabe per Mausklick auf die Stoppuhr der App jederzeit kurz anhalten und ihr könnt an einer anderen Aufgabe weiterarbeiten. Oder eine neue Aufgabe anlegen. Dazu muss die App nicht einmal geöffnet sein, sofern ihr in OS X den Menü-Bar-Helper installiert habt. Ihr könnt Auftraggeber, Aufträge, Aufgaben und Einträge in Kalender, Listen, Charts und im Export filtern und diese dann gezielt auswerten. So erkennt ihr zum Beispiel sofort, wie viel ihr in der letzten Woche oder für einen Auftraggeber gearbeitet und verdient habt. Natürlich kann das alles auch in einer grafischen Auswertung in Charts angezeigt werden. Lohnenswert ist der einmalige In-App-Kauf, mit dem ihr diverse Export-Möglichkeiten, eine Datenbank-Sicherung und eine iCloud-Synchronisierung zwischen euren Apple Geräten freischalten könnt.